こんにちは。管理者のハイドロです。
この記事では、以前の記事でご紹介した新入社員向けに書いた「教わり上手」になる7つのポイントの準備編となります。観ていないという方は、下記の記事から参照できます。
まず、以前ご紹介した教わり上手になる7つのポイントのおさらいをしましょう。
■「教わり上手」になる7つのポイント
- 軽くアポを取る
- 教わりたいことを箇条書きする
- 絵や図を書く
- 目的や背景を伝える
- 単語をメモやノートに書き溜める
- ひとまず同意する
- 自分の言葉に置き換える
今回は準備編ということで、「軽くアポを取る」「教わりたいことを箇条書きする」の実際のやり方をご紹介します。
軽くアポを取る
上司に教わらないと仕事が進まずいつまで経っても終わらない、なんてこと一度はあったかと思います。しかし、教わりたい上司はずっとモニターを見て声を掛けてよいのか分からない。以前、私は思い切って声を掛けるも手振りだけで依頼を断られるという苦い経験を持っています。それ以来、相手の忙しさを見計らって声を掛けるようにしていました。
ただ、見計らって声を掛けても「今、ちょっと手が離せないんだよね」と断れることもしばしば…。ちなみに、この言葉が出た時の上司の行動を観察していたんですが、ただ2ちゃんのまとめサイトを見ていただけでした。(業務中に2ちゃんのまとめサイトは見るなよ…)
余談はさておき、どうすればいいか考えたらところ予めアポを取ってみるかという発想が生まれました。社内で何かしらのメッセンジャーやメールソフトを利用していると思うので、それを活用してアポを取るようにしました。
教わりたい内容が多岐にわたるなど、時間が掛かりそうな時は30分程度の時間を空けてアポを取った方がよいです。教える立場の人も相応の準備時間を用意するわけです。アポを取る際の文章ですが、あまり仰々しい文章で依頼したり、長文の質問を送ったりしないように注意した方がよいです。また、あまりにも丁寧すぎるとかえって教えにくいため、あくまで軽くというところがポイントです。下に例文を載せているので参考にどうぞ。
■アポを取る時の文章
基本設計書の記述内容について
教えていただきたいことがあります。
１５分ほどお時間をください。
教わりたいことを箇条書きする
私もそうなんですが、若手の人たちは「そもそも何が分かっていないのかがよく分からない」という状況に陥る場合があります。そのまま上司に相談しても、当然ながら何を教わればよいのか全く分からない。
このような事態を避けるためにも、上司に教わりに行く前に、先に教わりたいこと内容を整理することです。やり方は、頭で思いついた内容を次々と箇条書きにすることです。この書き出す行為をすることで、頭の中にあったモヤモヤしていた部分が可視化され、理解している点と理解していない点が整理しやすくなります。
どうしても何も思いつかない場合は、教わりたい相手に正直に打ち明けるようにしましょう。その際、どのくらい時間を掛けたのか、何を調べたのかといった情報を一緒に伝えるようにするとよいでしょう。教える立場の人がどのレベルから教えればよいかを判断しやすくなります。
他のツールも活用していこう
分からないことを整理するには、箇条書き以外の手段も活用できます。私の場合は、マインドマップをよく活用しています。マインドマップとは、トニー・ブザンが提唱した思考・発想を可視化したツールです。まず、「質問」という幹を作り、そこから「テーマ」「質問内容」という枝を伸ばします。テーマについては、「ゴール」「前提条件」「制約」という3つの枝をさらに伸ばします。教わってどんな成果を得たいのかというゴールと、そのゴールを達成するための前提、解決の方向性に対する制約の有無を考えるようになります。
これらの枝の内、広がりにくい枝があるはずです。これが教わる必要があるポイントということになります。洗い出した要素を意識して、今度は質問内容の枝を伸ばし、質問を固めるようにしましょう。
これで、準備編の紹介は終わりです。最初は、不慣れかもしれませんが繰り返して行く内に身に付いていくはずです。次回は、本番編をご紹介します。
